Responsable del tratamiento de datos personales
GRUPO ODONTOS SAS es una Institución prestadora de salud que tiene como objeto social principal la prestación de servicios odontológicos con nombre comercial GRUPO ODONTICS, ubicada en la calle 18 # 77 – 67 oficina 303 – 304 Mall empresarial y comercial Meridiano 13 del este barrio la felicidad en la Ciudad de Bogotá DC, celular: 3014520171, correo electrónico principal: grupodontos@gmail.com.
Disposiciones normativas
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas y ordena a quienes tengan datos personales de terceros, respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Posteriormente, la Ley 1266 de 2008 reglamentó el derecho al habeas data financiero y en el año 2009 la Ley 1273 estableció como delito la «violación de datos personales».
Así mismo, en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, se establecieron las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo y adecuado de los datos personales y se obliga a los responsables del tratamiento de dichos datos a adoptar políticas internas que permitan garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente en esta materia.
Definiciones.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios para el Tratamiento de datos personales.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Datos personales recolectados
Los datos personales proporcionados de manera voluntaria a Grupo Odontos SAS pueden pertenecer a las siguientes categorías:
- Datos de Identificación: Nombre, domicilio, teléfono, correo electrónico, cédula de ciudadanía, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, imagen, fotografía, país de residencia, afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud, firma.
- Datos de Terceros: Nombres y apellidos de familiares, referencias y/o contactos de emergencia, edad, teléfono, correo electrónico, parentesco.
- Datos Laborales: Salario, tipo de salario, afiliaciones al SGSS, cargo, domicilio laboral, teléfono, trayectoria laboral, certificaciones laborales.
- Datos de Educación: Matrícula profesional, trayectoria escolar, título profesional, certificados de estudios, universidades y fechas de grado.
- Datos Bancarios y de Facturación: Número de cuenta bancaria, datos de la facturación, estados financieros, número de identificación (NIT), registro único tributario (RUT)
- Datos de Salud: Estado de salud, historial médico, huellas dactilares, tipo de sangre, resultados de exámenes de laboratorio, radiográficos y demás requeridos para su atención.
Datos sensibles.
Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de datos sensibles.Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.
Derechos de los Titulares.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Autorización del Titular.Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Casos en que no es necesaria la autorización.La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.
Suministro de la información. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
El Gobierno Nacional establecerá la forma en la cual los responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento deberán suministrar la información del Titular, atendiendo a la naturaleza del dato personal, Esta reglamentación deberá darse a más tardar dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley.
Deber de informar al Titular.El responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como Titular;
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.
El responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Tratamiento de datos personales en menores de edad
El tratamiento de datos de menores de edad se hará estrictamente bajo el previo consentimiento de sus padres o representantes legales. El tratamiento de estos datos personales se realizará de conformidad con la normatividad colombiana de protección de datos, garantizando en todo momento sus derechos fundamentales.
Utilización de la información
Los datos sensibles que sean recopilados por GRUPO ODONTOS SAS comercialmente GRUPO ODONTICS serán utilizados para las siguientes finalidades:
- Comunicación relacionada con los servicios y alianzas a través de diferentes medios.
- Verificar la veracidad de los datos suministrados.
- Ofrecer información sobre campañas, investigaciones y/o programas especiales.
- Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios y educación al usuario.
- Realización de encuestas de satisfacción de servicios.
- Respuesta, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias.
Finalidades de utilización de la información
- Finalidades para el tratamiento de los datos de los pacientes: Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica, identificación de avances clínicos y tecnológicos, lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y alianzas, ofrecer información sobre campañas y programas especiales, campañas de educación al usuario, conocer el estado de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
- Finalidades para el tratamiento de los datos personales de los colaboradores: Informar de convocatorias e invitaciones a eventos de salud, realización de publicaciones internas y externas, apertura y gestión de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización, brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados para autorizaciones de créditos de dinero o créditos comerciales. Detectar las necesidades de capacitación, informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
- Finalidades para el tratamiento de los datos personales de los proveedores: Verificación de la información suministrada por proveedores a fin de garantizar el desarrollo del objeto social, ejecución de la relación comercial, cumplimiento de las obligaciones legales, levantamiento de registros contables, históricos y/o estadísticos, reportes a autoridades de control y vigilancia, adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.
Conforme a las finalidades descritas anteriormente, el alcance del tratamiento al cual está sujeta GRUPO ODONTOS SAS comercialmente GRUPO ODONTICS es:
- Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se estime conveniente.
- Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
- Acceder, consultar, comparara y evaluar toda la información la información de los titulares que se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extrajera.
Transferencia y transmisión de datos personales
GRUPO ODONTOS SAS comercialmente GRUPO ODONTICS podrá transferir datos a otros responsables del tratamiento para cumplir con las finalidades descritas en la presente política, se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Adicionalmente, es posible que, de manera periódica, se trasmitan datos a encargados del tratamiento
tales como auditores, abogados, asesores externos y a nuestros clientes y/o proveedores de productos o servicios.
Vigencia y modificaciones de la política
La presente política entrará en vigor a partir de su publicación GRUPO ODONTOS SAS comercialmente GRUPO ODONTICS recolectará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política. La presente política puede ser modificada unilateralmente para cumplir con los requerimientos legales o cumplir con las disposiciones internas de GRUPO ODONTOS SAS comercialmente GRUPO ODONTOS o conforme a la legislación colombiana. GRUPO ODONTOS SAS comercialmente GRUPO ODONTICS se compromete a comunicar oportunamente sobre modificaciones a la presente política.
